Le dossier médical
Les modalités d’accès à votre dossier médical
Un décret du 29 avril 2002 mis en application de la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades détermine les conditions d’accès aux informations médicales détenues par l’EHPAD.
Si vous désirez avoir accès au dossier, votre demande doit comporter les éléments suivants :
- L’identité du demandeur et ses coordonnées :
- le résidant pris en charge lui-même ;
- ses ayants-droits, en cas de décès, attestés par une photocopie d’une pièce d’identité jointe à la demande ;
- tout médecin désigné par le résidant lui-même.
- La ou les périodes et le(s) secteur(s) d’activité(s) visé(s) ;
- Les modalités de consultations ;
- sur place avec ou sans accompagnant médical, sur support papier avec ou sans remise de duplicata de cliché radiologique ;
- par envoi de copies.
Le délai de communication varie de huit jours à deux mois en fonction de l’antériorité des informations constituées. Il ne peut être inférieur à 48 heures.
Les modalités de conservation
Chaque dossier est indexé par l’IDE de service. L’IDE gère les pochettes archives.
La durée de conservation des dossiers médicaux
La durée minimale, quelle que soit la pathologie, est de 20 ans, à compter du dernier séjour dans l’établissement.
Les directives anticipées (cf. Article L.111-11 du code de la Santé Publique)
Toute personne majeure peut, si elle le souhaite, rédiger des directives anticipées pour le cas où, en fin de vie, elle serait hors d’état d’exprimer sa volonté. Ces directives indiquent ses souhaits concernant les conditions de limitation ou d’arrêt du traitement. Elles seront consultées préalablement à la décision médicale et leur contenu prévaut sur tout autre avis non médical. Renouvelables tous les trois ans, elles peuvent être, dans l’intervalle, annulées ou modifiées, à tout moment. Si vous souhaitez que vos directives soient prises en compte, sachez les rendre accessibles au médecin qui vous prendra en charge au sein de l’établissement : confiez-les lui ou signalez leur existence et indiquer les coordonnées de la personne à laquelle vous les avez confiées.
La personne de confiance (cf. Article L.1111-6 du code de la Santé Publique)
Pendant votre séjour, vous pouvez désigner, par écrit, une personne de votre entourage en qui vous avez toute confiance, pour vous accompagner tout au long des soins et des décisions à prendre. Cette personne, que l’établissement considérera comme votre « personne de confiance », sera consultée dans le cas où vous ne seriez pas en mesure d’exprimer votre volonté ou de recevoir l’information nécessaire à cette fin. Elle pourra en outre, si vous le souhaitez, assister aux entretiens médicaux afin de participer aux prises de décision vous concernant. Sachez que vous pouvez annuler votre désignation ou en modifier les termes à tout moment.
Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’administration est présidé par le maire de la commune, de représentants de la commune, de représentants du Conseil Général, de personnes qualifiées, le médecin coordonateur, de représentants du CVS et du personnel.
Le Conseil d’administration se réunit au moins 4 fois par an et délibère sur :
- Le projet d’établissement
- Le programme d’investissement
- Le rapport d’activité (compte administratif)
- Le budget et les tarifs appliqués
- Les comptes financiers et les affectations de résultats
- L’organisation ou l’activité de l’établissement
- Le tableau des emplois du personnel
- Les actions de coopération
- Les immobilisations supérieures à 18 ans
- Les emprunts
- Le règlement de fonctionnement
- Les dons et legs
- Les actions en justice
Tout ce qui ne relève pas de ces domaines est de la compétence générale du directeur.
Le Conseil de la Vie Sociale :
Le Conseil de la Vie Sociale est composé de représentants des résidants, des familles, du personnel et d’un représentant du Conseil d’administration.
Il donne son avis et peut faire des propositions sur toutes questions intéressantes :
- Le fonctionnement de l’établissement, notamment sur l’organisation intérieure et la vie quotidienne,
- Les activités,
- L’animation socioculturelle et les services thérapeutiques,
- Les projets de travaux et d’équipements,
- La nature et le prix des services rendus,
- L’affectation des locaux collectifs,
- L’entretien des locaux,
- Les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture,
- L’animation de la vie institutionnelle,
- Les mesures prises pour favoriser les relations entre ses participants,
- Ainsi que les modifications substantielles touchant aux conditions de prise en charge.
Ses membres sont élus pour 3 ans et sont associés au fonctionnement de l’établissement.
Les noms des représentants du Conseil d’Administration, des représentants des familles et du personnel sont consultables au secrétariat de direction.
La Commission Gériatrique de Coordination :
La Commission Gériatrique de Coordination est présidée par le médecin coordonateur. Il est composé du directeur, des médecins libéraux, du pharmacien, du psychologue, du kinésithérapeute, des infirmiers et d’un représentant du Conseil de la Vie Sociale.
Elle est consultée au moins 2 fois par an sur :
- Le projet d’établissement,
- La politique du médicament,
- Le contenu du dossier type de soins
- Le rapport annuel d’activité médicale de l’établissement,
- Le contenu et la mise en œuvre de la politique de formation,
- L’inscription de l’établissement dans un partenariat avec les structures sanitaires et médico-sociales du secteur.
Et a pour mission de promouvoir les échanges d’informations relatives aux bonnes pratiques gériatriques.
Les informations utiles en cas de plaintes ou réclamations
Vous pouvez émettre des réclamations qui peuvent être : verbales, téléphoniques ou écrites. Il suffit de vous adresser à une des personnes suivantes :
- au directeur ou à la directrice déléguée
- à la cadre supérieure de santé,
- à la secrétaire de direction.
Le secrétariat de direction se charge d’enregistrer votre réclamation. Vous recevrez un courrier d’accusé de réception sous 48 heures à la réception de celle-ci. La réclamation est instruite par le Directeur.
Le Directeur rédige la réponse au demandeur ou propose un rendez-vous avec celui-ci si les circonstances le justifient.
Toute plainte ou réclamation sera classée dans un dossier individuel.
